Mietittäessä ja valittaessa julkaisun kanavaa tai muotoa kannattaa pohtia, mikä on julkaisun tavoite, kenet tiedolla halutaan tavoittaa. Eli olennaista on tiedostaa viestinnän kohderyhmä. Pohdintaan tulee myös se, halutaanko julkaista maksullisessa vai maksuttomassa kanavassa ja onko julkaisu vapaasti saatavilla oleva (open access) vai ei. Open Access tarkoittaa tieteellisen tiedon avointa ja vapaata saatavuutta sekä levittämistä. Julkaisun olleessa OA se tarkoittaa, että sitä voi esteettömästi ja ilmaiseksi niin lukea, tulostaa, linkittää ja muuten käyttää. (Mitä on avoin julkaiseminen eli Open Access (OA)? 2020.) Näitä seikkoja suunnitellaan jo tutkimus- ja kehittämistoiminnan suunnitteluvaiheessa, sillä viestintää ja julkaisemista tapahtuu koko hankkeen ajan.
Viestintä ja julkaisusuunnitelmassa on hyvä pohtia, millaisia erilaisia viestintäkanavia ja julkaisumahdollisuuksia on olemassa ja miten tavoittaa eri kohderyhmät – kuntoutujat, ammattilaiset, tutkijat ja kehittäjät sekä päättäjät. Yhtä kohderyhmää voi tavoitella parhaiten kirjallisilla julkaisuilla, toista kenties sosiaalisessa mediassa jaettujen videoiden, podcastien tai infograafien muodossa. Tutkimustulosten selkeäkielisyys ja saavutettavuus ovat keskeisiä pohdittavia seikkoja. Tiedon avoimuuden ja saatavuuden kannalta suositellaan avoimia julkaisukanavia. Täältä löytyy Alaterä ym. (2020) tekemät tutkimusjulkaisujen avoimen saatavuuden suositukset tutkimusorganisaatioille .
Nykyään erilaiset tutkimus ja kehittämispuolen julkaisut ovat verkossa. Verkkojulkaisujen saavutettavuusvaatimuksia voi tarkastella saavutettauusvaatimukset.fi sivustolla.
Tutkijalle ohjeistuksia julkaisutiedonkeruusta löytyy Julkaisutiedonkeruun ohjeet tutkijoille 2019.
10 vinkkiä tulokselliseen kuntoutuksen TKI-viestintään
1) Kirkasta toiminnan ja viestinnän tavoitteet
Viestinnän tarkoituksena on tukea TKI-toiminnan ja projektien tavoitteita. Kun johdat viestinnän tavoitteet ja mittarit näiden tavoitteiden pohjalta, voit paitsi tehdä viisaita valintoja ja toimenpiteitä myös arvioida viestinnän onnistumista.
Tavoitteita ei kannata olla liikaa. Usein helpottaa, kun ne purkaa edelleen pienemmiksi osatavoitteiksi ja mittareiksi, jotka havainnollistavat tuloksia. Niiden avulla voi itse seurata tilannetta arjessa ja myös raportoida muille konkreettisesti viestinnän vaikutusta. Määrälliset mittarit havainnollistavat parhaiten, mutta usein myös laadullinen arviointi on tarpeen.
2) Aseta viestinnän raamit: Kohderyhmät, pääviestit, resurssit, äänensävy ja kanavat
Tavoitteiden asettaminen ohjaa viestinnän valintoja. Perusteiden pohtimiseen kannattaa varata aikaa, sillä siitä on varmasti hyötyä jatkossa. Nämä kannattaa myös kirjata ylös ja jakaa mukana oleville henkilöille.
Pohdinnan arvoisia asioita:
- Kohderyhmät: Kenet viestinnällä pitää tavoittaa, jotta tavoitteisiin päästään?
- Pääviestit: Mitä heidän pitäisi asiasta ymmärtää
- Kanavat ja äänensävy: Mitä kautta kohderyhmät tavoitetaan tehokkaasti? Millaisella tavalla ja ilmaisuilla heitä kannattaa lähestyä?
- Resurssit: Minkä verran aikaa, työpanosta ja rahaa toteutuksiin on käytössä (oma tiimi vs. ulkopuolinen apu)?
3) Suunnittele toimenpiteet ja sovi vastuut
Isosta kuvasta siirrytään aikataulutettuun toimenpidesuunnitelmaan. Se voi olla esim. Excel, johon kirjataan ainakin toteutusaika, sisällön aihe, julkaisukanava ja vastuuhenkilö. Taulukko toimii arjen työkaluna, josta on helppo seurata yhdessä viestinnän toteutuksia.
Ennakoinnilla varmistat tehokkaan tekemisen, fiksun resurssien käytön sekä laadukkaan lopputuloksen. Turha kiire yleensä syö energiaa, tuo tekemiseen monimutkaisuutta ja pakottaa tyytymään välttävään suoritukseen.
4) Käy viestintäasiat läpi projektin osallistujien kanssa – aktivoi asiantuntijat mukaan
Projektissa mukana olevat asiantuntijat ovat yksi projektiviestinnän suurimmista voimavaroista. He ovat aiheen asiantuntijoita, tuntevat toimialan, toimivat erilaisissa verkostoissa ja tuntevat usein juuri niitä projektitoiminnalle tärkeitä sidosryhmiä. Osallista heitä mukaan viestinnän suunnitteluun ja toteutuksiin sekä tarjoa työkaluja asiantuntijaviestintään. Jokainen projektiin osallistuva on myös viestijä!
Erityisesti digitaalisissa kanavissa vaikutusvalta voi olla projektia tai taustaorganisaatiota suurempi. Esimerkiksi sosiaalisessa mediassa useimmat käyttäjät seuraavat ja uskovat mieluummin ihmisiä kuin kasvottomia organisaatiotilejä. Asiantuntijoilla on kompetenssia tuottaa näkemyksiä ja jakaa niitä uskottavasti. Useimmilla on myös somessa oma verkostonsa, joista moni on kiinnostunut samoista asioista.
5) Huomioi yhtenäisyys ja laatu kaikissa kanavissa
Verkkosivut, mediatiedote, ppt-esitys, esite, roll up, video, postaus, valokuvasarja, pdf-opas… Mitä kaikkea tuotatkaan, on tiettyjen perusasioiden hyvä säilyä samana. Käytä esimerkiksi termejä ja visuaalisia elementtejä yhtenäisesti, jotta yleisö tunnistaa kyseessä olevan asian samaksi kanavasta riippumatta.
Yhteiset kevyetkin ohjeet sekä taustamateriaalit tekemisen tueksi ovat hyviä keinoja lisätä yhtenäisyyttä. Välillä on myös hyvä pysähtyä arvioimaan, mitä ja miten on tehty. Pitäisikö jotain kehittää?
6) Huomioi laajempi keskustelu ja kohderyhmät
Miten meneillään oleva TKI-työ liittyy laajempiin ilmiöihin? Mikä on tarttumapinta / teema, joilla napataan eri kohderyhmien huomio? Ovatko termit ja ilmaisut tuttuja vai pitäisikö niitä avata tai kansankielistää?
Laajempaa aiheeseen liittyvää keskustelua kannattaa seurata. Keskusteluihin osallistumalla ei tarvitse lähteä liikkeelle nollasta. Muilta voi myös oppia paljon.
Eri kohderyhmien huomio saadaan parhaiten, kun asia koskettaa heidän elämäänsä ja vaikutukset on helppo ymmärtää osana omaa toimintaa. Huomioi myös tiedon esittämisessä sekä ilmaisuissa kohderyhmät – viestin pitää olla erilainen esimerkiksi tutkijakollegoille tai naapurin mummoille. Usein myös median kiinnostus saadaan helpommin, kun viestittävä aihe liittyy ajankohtaiseen ilmiöön ja sitä pystytään perustelemaan sekä konkretisoimaan.
7) Viesti ja vuorovaikuta säännöllisesti
Varaa viestintään riittävästi resursseja, jotta sitä voi tehdä säännöllisesti ja ammattimaisesti. Määrä ei korvaa laatua, mutta on parempi luoda tekemiseen rutiineja kuin rysäyttää kaikki viestit ulos kerralla viimeisen deadlinen painaessa päälle. Viestejä saa ja kannattaa myös varioida sekä toistaa, jotta ne tavoittavat varmasti.
Rutiinit tekevät usein tilaa myös ennakoimattomalle tekemiselle. Kun perusasiat hoituvat säännöllisesti
ja on valmisteltu hyvin, on helpompi reagoida nopeasti kriittisiin tilanteisiin ja yllättävin mahdollisuuksiin.
Muista myös, ettei viestintä ole yksisuuntaista tiedottamista, vaan vuorovaikutusta. Molemminpuolinen kiinnostus kohderyhmien kanssa kantaa pitkälle.
8) Seuraa tuloksia ja kehitä
Todenna viestintäsi osuvuus: Verkkosivuanalytiikka, somekanavien analytiikka, kyselyt, epämuodollinen keskustelu… Kaikki tarjoavat mahdollisuuksia mitata ja arvioida, mikä viestinnässä toimii ja mikä ei. Ole rohkea! Kokeile, katso ja testaa!
Projekteissa tulosviestintä kannattaa aloittaa jo suunnittelun lomassa – viimeistään aloitusvaiheessa. Kerro tavoitteista, prosesseista ja ihmisistä. Älä odota, että hanke päättyy, jotta voit kertoa sen tuloksista, vaan käy dialogia hankkeen aikana. Hyödynnä kaikki vuorovaikutustilanteet.
9) Tee yhteistyötä
Viesti leviää usein tehokkaimmin verkostoissa ja kumppaneiden kesken. Sovi, miten yhteistyötä tuodaan esille toinen toistensa kanavissa. Näin viestin tavoittavuus voi moninkertaistua ja kaikki osapuolet hyötyvät.
10) Kerro onnistumisista
Niin pienistä kuin isoista onnistumisista kannattaa tehdä numero. Älä toisaalta pelkää kertoa nollatuloksista tai epäonnistumisista – ne tekevät toiminnasta uskottavaa. Muista että viestin vastaanottaja on aina ihminen.
Onnistumisten hehkuttaminen luo nopeasti positiivisen viestinnän kierteen. Hyvät uutiset ja tunnelmapalat luovat tiimin yhteishenkeä sekä vahvistavat kohderyhmien mielikuvia siitä, että työ näkyy ja tuntuu.
Saavutettavuus - selkeää, yksinkertaista ja ymmärrettävää
Vaikka vaatimukset aineiston saavutettavuudesta koskevat nyt tällä hetkellä vain julkishallinnollisia verkko- ja mobiilipalveluita (Saavutettavuusdirektiivi edistää yhdenvertaisuutta, n.d.), kuntoutuksen alalla tulee tämä asia ottaa erityisesti huomioon, sillä viestinnän kohderyhmässä on myös ihmisiä, jotka tarvitsevat apuvälineitä verkossa julkaistun materiaalin tai sivuston lukemiseen tai sen ymmärtämiseen. Saavutettavuus kannattaa ottaa huomioon jo materiaalin suunnitteluvaiheessa, sillä yleensä on helpompi tehdä suoraan saavutettava materiaali kuin lähteä jo tehtyä muokkaamaan. Muokkaaminenkin on toki mahdollista ja erilaisia tarkistustyökaluja on saatavilla. Saavutettavuus tarkoittaa yksinkertaistettuna sitä, että tuotettu materiaali ja verkkosivustot ovat havaittavia, hallittavia ymmärrettäviä ja toimintavarmoja (Tietoa saavutettavuudesta, n.d.). Saavutettavuus liittyy WCAG-ohjeistoon, josta voit lukea lisää esimerkiksi
WCAG-kriteeristöstä saavutettavuusdirektiivi.fi sivulla
ja
Tietoa WCAG-ohjeistuksesta saavutettavuusvaatimukset.fi sivulla.
Kun nämä periaatteet on otettu huomioon, ovat verkkosivut ja materiaalit ihmisen toimintakyvystä riippumatta hänelle sopivia ja saatavilla (Saavutettavuus, n.d.).
